Integrar diferentes sistemas financieros en un único punto de gestión económico: un reto posible con SAP S/4HANA
Este caso de éxito consiste en un proyecto para un cliente del sector público dentro del ámbito de la cultura. Un cliente que depende directamente de Presidencia de Gobierno y que tiene una serie de particularidades especiales por los bienes que gestiona y el tipo de negocio que genera.
El proyecto, que se obtuvo mediante concurso público, planteaba un objetivo esencial: implantar un sistema de gestión de ingresos que garantizase solvencia y control económico/presupuestario y que permitiese reportar las finanzas de forma eficaz y consistente.
La solución que propusimos para la consecución de este objetivo fue la implantación de SAP S/4HANA, una plataforma que hasta entonces no se había utilizado para cubrir gran parte de estos procesos funcionales y a la que dimos un enfoque creativo que fue claramente diferencial.
El proyecto se llevó a cabo durante 8 meses, entre 2018 y 2019.
El desafío: una de las primeras implementaciones de S/4HANA en España
Tanto el tipo de cliente como las necesidades de las que se partía planteaban diferentes retos.
Para empezar, los tipos de ingreso eran muy heterogéneos tanto por su naturaleza como por las tareas que involucraba cada proceso, con lo que se incrementaba la dificultad para su integración en un sistema único y requería bastante flexibilidad en la configuración del sistema.
Esta flexibilidad debía compaginarse con el cumplimiento de nuestro primer objetivo que era implementar un sistema fiable y seguro en el que homogeneizar esta gran diversidad.
Por las características de estos ingresos, el cliente contaba con varios sistemas desarrollados a medida sobre los que se trabajaba de forma aislada, y que no estaban integrados o lo estaban de forma limitada.
Era imprescindible encontrar un sistema que cubriese todos los procesos, basado en la premisa del dato único, que evitase posibles problemas de sincronización y garantizase la fiabilidad de la información.
Este era el origen de uno de los grandes problemas a resolver para el cliente: la dificultad del control financiero debido a la falta de integración entre sus diversos sistemas. Era imprescindible encontrar un sistema que cubriese todos los procesos, basado en la premisa del dato único, que evitase posibles problemas de sincronización y garantizase la fiabilidad de la información.
Contar con este sistema único también reduciría el esfuerzo de los usuarios para registrar una misma transacción, ya que cada operación tendría un único punto de entrada.
A estas importantes mejoras se añadían los beneficios a obtener para el departamento de IT relacionados con la modernización y simplificación su arquitectura. Tanto por la unificación en un sistema, como por el paso a una plataforma 100% Cloud para sustituir sus sistemas legados.
Otro factor con el que nos encontramos fue el marco temporal del que dispusimos para realizar el proyecto. La adjudicación en firme del proyecto se retraso varios meses, manteniendo las fechas de Go-Live en enero de 2019 (era necesario poder registrar el ejercicio completo y que el sistema estuviese operativo desde el primer día del año). Esto nos exigió gran capacidad de adaptación a todos los integrantes del proyecto y la ejecución del mismo con un enfoque innovador.
Otro punto clave a resolver fue la complejidad en la gestión del cambio. La iniciativa estaba esponsorizada por un alto responsable de la organización y por el área de IT, pero había varias direcciones que al inicio del proyecto lo sentían como ajeno. Esta situación inicial requirió un esfuerzo conjunto con el cliente para que la gestión del cambio ayudase a involucrar a toda la organización y percibiesen el carácter positivo de la iniciativa. Además, a esta situación de partida se añadió que en el ecuador del proyecto hubo un cambio de gobierno que supuso cambios organizativos en el cliente (cambio de varias posiciones de gran relevancia en el proyecto), y por tanto, una nueva dificultad para el cumplimiento de los plazos requeridos.
Por último, otro gran reto era el tecnológico, ya que el proyecto consistía en la primera implantación de la solución de gestión de ingresos públicos (SAP TRM y PSCD) sobre SAP S/4HANA en España y una de las primeras en el mundo.
La solución: la versión 1709 de S/4HANA
Analizando las necesidades y el objetivo planteado y partiendo de nuestra experiencia, finalmente nos decidimos por implantar la solución SAP S/4HANA versión 1709, alojada en el Cloud de Microsoft Azure y teniendo como corazón las funcionalidades SAP TRM y PSCD.
Aunque en una primera lectura del pliego esta solución no parecía la más indicada, tras un análisis de los requisitos en detalle nos quedo claro que la solución tendría un nivel de cobertura muy alto. El alto nivel de cobertura, unido a una metodología de implementación innovadora y con gran atención en las necesidades particulares del cliente, nos llevo a conseguir el objetivo planteado.
Los módulos implantados fueron los siguientes: Gestión de Ingresos, Cobros y Recaudación, Finanzas, Activos fijos, Gestión de Expedientes y Contabilidad Pública.
El alto nivel de cobertura, unido a una metodología de implementación innovadora y con gran atención en las necesidades particulares del cliente, nos levó a conseguir el objetivo planteado.
Estas funcionalidades habilitaron al cliente las siguientes capacidades:
- Seguimiento del presupuesto de ingresos actualizado.
- Control y trazabilidad completa de la información con origen en los sistemas encargados de la venta de entradas.
- Automatización del proceso de facturación de inmuebles.
- Automatización de los procesos de cobro y actualización online de la información.
- Mejora de la información necesaria para la gestión de los impagados.
- Unificación de todos los datos y conversión a un dato único, tanto de terceros, facturas, y cobros para llevar un minucioso control contable.
- Gran capacidad analítica sobre todo el ciclo de vida del ingreso.
Los resultados
Gran control de todos sus ingresos.
Este era uno de los grandes objetivos: conseguir que, independientemente de donde procedan los ingresos, su tratamiento y gestión fuese homogénea. Se consiguió así el principal reto del que partíamos: garantizar un sistema de contabilidad y presupuestario sólido y consistente.
Se cumplieron también con otros requisitos importantes, como eran el tener la plataforma disponible para los usuarios desde el inicio del ejercicio o la gran simplificación y modernización de la arquitectura de IT.
Se trata de una plataforma escalable que responde a los retos de hoy y también a los que el cliente puede tener en el futuro. Actualmente, la plataforma da respuesta a todas las necesidades iniciales, pero, además, está preparada para evolucionar e incorporar nuevas funcionalidades que se puedan requerir en el futuro en el ámbito económico-financiero o en otros ámbitos, como puede ser el de gestión de almacenes e inventario o la logística.
