Cómo mejorar los procesos de compra con los módulos de SAP Ariba
La mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de una buena gestión de todos sus procesos. Desde la realización y el diseño del plan de negocio general hasta la comunicación con proveedores, las empresas necesitan tener el control de todo lo que ocurre a medida que se va desplegando cada una de estas actividades.
Sin embargo, existen muy pocas herramientas en el mundo de la tecnología de gestión empresarial capaces de dar solución a todos estos problemas. Muchas solo se concentran en algún aspecto del proceso: la creación y gestión de una oferta, la gestión de los contratos de adquisición o el control de calidad de los proveedores. Hacía tiempo que el mercado demandaba una herramienta en la que se pudieran gestionar todos los pasos del proceso de una forma unificada, fácil y sencilla, y que además permitiera la comunicación directa con el proveedor. Y es en este contexto en el que surgen los módulos de gestión de SAP Ariba.
Las ventajas y funciones de SAP Ariba
¿Por qué una empresa necesita SAP Ariba? Para poder responder a esta pregunta es necesario entender cómo funcionan este tipo de soluciones. Las soluciones de SAP Ariba están organizadas en módulos, entre los que se reparten todos los procesos de gestión de una empresa, desde que se identifica la necesidad de colaborar con un proveedor hasta que finalmente se efectúa la adquisición de un bien o servicio y se factura. Todos estos módulos están relacionados entre sí, de tal forma que se facilita el intercambio de datos e información entre todas las funciones de la organización.
Además, presentan otra ventaja adicional: permiten la participación activa del proveedor en todo el proceso de compra, tanto estratégica como operativa.
Algunas empresas deciden implementar sobre su SAP ECC/SAP S4 HANA únicamente el módulo financiero, por lo que la implementación de SAP Ariba con todos sus módulos de compras no resultaría tan relevante. Sin embargo, en el momento en el que una empresa dibuja en su roadmap el módulo de compras SAP ECC/S4 HANA, la integración nativa con SAP Ariba cobra especial importancia.
En este contexto, SAP Ariba ofrece una serie de módulos relacionados con los distintos procesos de compra, tanto estratégica como operativa. A continuación, enumeramos algunos de los más importantes:
En el área de gestión de compra estratégica:
- El módulo de gestión de proveedores (SAP Ariba SLP & Supplier Risk), en el que se puede gestionar la obtención de certificados de calidad por parte de los proveedores o el control de calidad de los mismos.
- El módulo SAP Ariba Sourcing, que engloba la negociación y creación de peticiones de oferta
- El módulo de gestión de contratos (SAP Ariba Contracts), con el que se puede hacer una gestión administrativa de estos. Entre sus ventajas se incluye la posibilidad de subir el contrato a la plataforma y enviarlo al departamento legal de la empresa para que revise si las cláusulas son correctas.
En el área de gestión de compra operativa:
- La gestión de pedidos de compras a partir del módulo SAP Ariba Buying.
- La gestión de catálogos a partir del módulo SAP Ariba Catalog.
- El módulo de facturación (SAP Ariba Invoicing), en el que el propio proveedor es quien gestiona su factura, reduciendo así la cantidad de tiempo que muchas empresas dedican a gestionar el registro de sus facturas de forma manual.
¿Por qué elegir SAP Ariba como herramienta cloud?
Otra de las ventajas de SAP Ariba es que es un modelo de servicio. SAP Ariba está compuesto por un conjunto de módulos que el cliente o la empresa en particular puede adquirir en función de sus necesidades. Por ejemplo, una empresa puede decidir implementar el módulo Ariba SLP para la gestión de proveedores, pero no implementar ningún otro módulo adicional. Cada módulo gestiona una parte muy concreta del proceso de compra y, por tanto, se pueden necesitar todos ellos o ninguno.
Hasta ahora, muchas empresas han funcionado sin tener que utilizar todas estas herramientas. Por ejemplo, la gestión de proveedores se puede hacer a través de la creación de una base de datos muy sencilla. Sin embargo, con la evolución del mercado, puede ser necesario implementar mejoras en los sistemas de muchas organizaciones para poder acceder con facilidad a los distintos aspectos de la gestión. Esto aumenta la eficiencia y las posibilidades de éxito de la empresa.
En el caso concreto de la gestión de proveedores, por ejemplo, es posible que una empresa quiera establecer unos flujos de aprobación de sus homologaciones, pedir certificados de calidad, etc. Para ello, se hace necesario el módulo de esta función.
Muchas empresas de referencia a nivel mundial utilizan otros módulos de SAP Ariba que cuentan con un elevado índice de satisfacción por parte de los clientes. En NTT DATA somos el partner de confianza de implementaciones SAP Ariba de compañías líderes de diferentes sectores, y nuestros expertos pueden ayudarte a que la integración de los módulos sea un proceso simple y eficaz. Ponte en contacto con nosotros y descubre las ventajas de incorporar SAP Ariba en tu empresa con nuestro asesoramiento.
