SAP BRIM: una solución para la facturación del futuro

Hace poco más de una década, nuestras opciones si queríamos ver una película concreta pasaban por pagar por ella de forma específica. Podíamos ir al cine y comprar una entrada o visitar un videoclub y alquilar la cinta. En ambos casos, hacíamos un pago puntual. Si queríamos ver otra película (o esa misma otra vez cuando ya la habíamos devuelto) debíamos pagar de nuevo. Este modelo clásico de facturación individual estaba presente en casi todos los sectores y servicios: comprábamos o alquilábamos. Otro ejemplo: en programas de software, comprábamos la licencia que nos daba derecho a usarlos y a ciertas actualizaciones. Desde hace un tiempo, se ha pasado a la suscripción por uso.

Desde el punto de vista de las empresas, la facturación tradicional tiene sus ventajas (es más sencilla), pero también un gran inconveniente: calcular los ingresos que vamos a  tener es más difícil, ya que no se puede saber seguro cuántos clientes comprarán algo cada mes. Las suscripciones, en cambio, ofrecen una mayor seguridad, facilitan la previsión de ingresos y aumentan la fidelidad de los consumidores. Estos, además, obtienen por un precio de inicio más bajo lo que antes solo podían conseguir con desembolsos económicos más grandes.

Esta es la razón principal por la que la prensa está llena de titulares sobre «el Netflix de…», haciendo referencia a las empresas que se han pasado a modelos de facturación por suscripción. Lo que popularizó la plataforma de streaming para poder ver películas en casa es aplicable a cualquier sector, pero no está exento de dificultades.

Los retos de los modelos por suscripción

Una de las grandes ventajas de este modelo para las empresas, es a su vez, uno de sus retos. En las suscripciones, los clientes pagan una cantidad periódica por el derecho a usar el servicio o producto que oferta la empresa. El hecho de que no lo usen todo lo que podrían es lo que hace interesante la opción para las compañías (la persona que paga su cuota al gimnasio y no va nunca), pero también complica la tarea de planificar los recursos: si todo el mundo se pone a consumir, quizá no podamos dar respuesta a la demanda; pero, si nadie lo hace, estaremos malgastando recursos al tenerlos disponibles y parados. Este reto, sin embargo, puede solucionarse con un cambio de rutinas y una mayor planificación del ciclo de compras.

El otro gran desafío es el de cambiar de un modelo de facturación individual, aparentemente más sencillo (solicitud, entrega, factura, cobro), a otro de facturaciones recurrentes y periódicas que, en ocasiones, pueden ser variables. Se factura más y mucho más rápido, una actividad que hay que gestionar (su cálculo, emisión, cobro, informes…).

Para esto también hay remedio. Como los modelos por suscripción son cada vez más comunes y están siendo adoptados por muchas organizaciones, el mundo del software empresarial se ha puesto al día y existen ya numerosas soluciones de facturación enfocadas en dar respuesta a esta y otras necesidades de facturación. SAP BRIM es una de ellas.

Qué es SAP BRIM

BRIM es la solución de SAP para cubrir la funcionalidad de empresas que gestionan contratos de pago por uso o por suscripción, pero va en realidad mucho más allá de eso: las empresas que facturan mucho, pero no están preparadas o no les interesa abandonar el modelo de facturación individual también pueden encontrar en BRIM un aliado para agilizar y modernizar sus ciclos de pago.

SAP BRIM para la gestión y facturación de comisiones

Además del uso más extendido en modelos de suscripción o pago por uso, SAP BRIM destaca también en la gestión y facturación de comisiones para negocios intermediarios como marketplaces. Este modelo es popular en plataformas que no venden directamente productos o servicios, sino que actúan como intermediarias entre el consumidor final y proveedores terceros.

Ejemplos claros son los sitios web dedicados a merchandising, motores de búsqueda y plataforma donde se hacen reservas de viajes o digitales (tipo marketplace) que generan ingresos cobrando una comisión o fee por cada venta o transacción realizada.

En estos casos, cada operación debe ser identificada, calculada con precisión y facturada correctamente a múltiples proveedores externos. SAP BRIM permite realizar este cálculo de forma automática y eficiente, consolidando múltiples comisiones en ciclos periódicos y simplificando considerablemente la complejidad administrativa asociada.

Este enfoque tiene un alto potencial de crecimiento y es especialmente valioso para empresas que buscan expandir sus servicios digitales sin incrementar exponencialmente su carga administrativa.

Beneficios de BRIM

Multicliente, multinegocio y multiproducto. La solución permite gestionar desde un único lugar todo el ciclo de facturación de la empresa, incluso cuando tienen modelos híbridos (por ejemplo, una empresa que, además del cobro por consumo añade una suscripción de mantenimiento).

Rapidez, agilidad y escalabilidad. BRIM está pensado para la facturación masiva, por lo que responde muy bien ante cambios de volumen de negocio. También es importante destacar el time-to-market de productos nuevos. En un entorno permanentemente cambiante, es importante ser rápidos lanzando nuevos productos. La agilidad de BRIM cubre esa necesidad.

Facturación mixta. La misma solución vale para cargos únicos, recurrentes, basados en uso y de proyectos. Y todos ellos pueden unirse en una única factura, o en varias, según las necesidades de la empresa.

Extensibilidad e integración. Es una plataforma altamente personalizable. Además, se integra con soluciones no solo de SAP, sino también de otros fabricantes, permitiendo a las empresas que no quieran cambiar todo el sistema usar solo algunos de sus módulos.

Mejora la percepción de los clientes. Lo logra mediante una visión 360 del cliente, mejorando la trazabilidad y reduciendo las tareas manuales (con lo que disminuyen los errores).

Aumento de la calidad del dato financiero y analítico. Todas las derivaciones (financieras, analíticas, presupuestarias y fiscales) se determinan de forma centralizada y la adaptación a cambios en la estructura analítica o cambios normativos es rápida.

Componentes de SAP BRIM

SAP BRIM se organiza en cinco módulos que se pueden usar tanto juntos como por separado si no interesan todos:

Subscription Order Management. Es la primera fase, la de gestionar clientes y contratos de forma unificada. Facilita la explotación de oportunidades de mercado y aporta una mayor visibilidad y control.

Convergent Mediation. Es el colector y gestor de consumos y emisor de notificaciones. Simplifica la integración y transforma datos en crudo, asegurando su calidad y estandarizando su formato.

Convergent Charging. Aquí se gestionan los precios y tarifas. Permite, por ejemplo, ser rápidos a la hora de lanzar ofertas y realizar cálculos masivos con agilidad.

Convergent Invoicing. Es ya el paso de la facturación, en el que se calculan de forma automática los impuestos y los descuentos por volumen (si se ofrecen). Se gana en transparencia y en agilidad. Para la facturación, se pueden usar tanto los cálculos del Convergent Charging como otros elementos facturables, ajenos a SAP BRIM, incluso ajenos a SAP, hasta mezclarlos en una única factura (convergencia).

Customer Financial Manager. La última fase, la de los informes y el análisis, y la gestión del crédito y el cobro. También incorpora la integración con el sistema económico-financiero, como SAP FI. Los millones de registros se agrupan y sumaan para que el sistema ecómico-financiero tenga datos realmente útiles, manteniendo siempre la trazabilidad.

Las suscripciones y el pago por uso son cada vez más frecuentes como respuesta, en parte, a la escalada de precios provocada por la inflación. Implantar uno de estos modelos que convierte en servicio casi cualquier modelo de negocio es un paso que deben dar las empresas, pero implica un cambio importante para el departamento de facturación y cobros. SAP BRIM es una de las mejores y más completas herramientas para avanzar en esa dirección. En NTT DATA, expertos en el universo SAP y con décadas de experiencia trabajando con grandes compañías, podemos asesorar y acompañar en la transición.