Trabajar por proyectos, una realidad cada vez más frecuente en grandes compañías de todos los sectores.

Los desafíos que afronta en la gestión de sus proyectos un laboratorio de investigación son muy diferentes a los que tienen compañías de otros sectores como el de la construcción, o de prestación de servicios IT como pueda ser nuestro caso. Pese a este punto de partida diverso, todas tienen retos comunes para los que es imprescindible utilizar un sistema informático. Este tipo de soluciones, que suponen un gran apoyo a las empresas en la planificación y control de procedimientos cotidianos, permiten un gran ahorro de costes y de recursos. El módulo de Gestión de Proyectos de SAP es un referente.

SAP R/1 nació siendo un software financiero, visualizándose en pantallas monocromo de fósforo verde con una interfaz alfanumérica bastante espartana. Posteriormente, con el sistema R/2 apareció por primera vez en SAP el componente de proyectos, bajo la denominación “RK-P”.

Con R/3 el entorno gráfico mejoró y la parte de la gestión de proyectos pasó a denominarse módulo de PS. Entre sus principales incorporaciones destacaban nuevas funcionalidades e integraciones con el resto de módulos. Además, permitía ver diagramas de Gantt en pantallas a color en nuestros PC de cliente.

SAP S/4HANA, la mejor opción en la gestión de proyectos

Con  la llegada de SAP S/4HANA ha sido posible cambiar el paradigma del ERP.  No solo permite gestionar proyectos en una plataforma SAP con una base de datos HANA, y sus ventajas técnicas,  sino que ofrece la opción de  utilizar un entorno Web en Fiori que mejora exponencialmente su usabilidad.

Las empresas que trabajan con proyectos habitualmente gestionan multitud de ellos, y se hace necesaria una gestión estratégica común. Aunque la gestión de portfolios no forma parte de la gestión de proyectos, se trata de una función importante para estas organizaciones que trabajan con múltiples proyectos e iniciativas simultáneamente. No en vano ayuda a las empresas a tener una visión general del estado del conjunto de sus proyectos e iniciativas, en la medida en la que se  relacionan entre sí, ayudando a tomar decisiones estratéticas sobre sus negocios. En este contexto nació SAP RPM (Resource&Portofolio Management), un addon que inicialmente necesitaba de un entorno de BW para poder trabajar con esta herramienta y que, desde SAP S/4HANA 1709, pasó a ser una parte integrante de SAP S/4HANA. Contiene un propio gestor de proyectos (Project Management de PPM, antes denominado c-Project) y un gestor documental corporativo (antes denominado C-Folders).

Por otro lado, la planificación de costes y recursos suele ser un hándicap en las empresas que trabajan en proyectos comerciales. Por este motivo SAP creó la solución SAP CPM (Commercial Project Management), embebida actualmente en SAP S/4HANA.  

Debido a estos cambios en las herramientas para la gestión de proyectos en SAP, SAP EPPM se ha convertido en una palabra de moda en las soluciones para la gestión de programas y la gestión de proyectos. Se trata del acrónimo de “Enterprise Portfolio and Project Management” y que actualmente incluye estos componentes:

• Sistema de proyectos SAP (PS).
• Gestión de proyectos y cartera de SAP (PPM).
• Gestión de proyectos comerciales de SAP (CPM).
• Enterprise Project Connector (EPC).
• Gestión de la innovación de SAP (INO).
• Programación multirecursos de SAP (MRS).

SAP Project System (PS): la solución central de SAP de la gestión de proyectos en este ERP. Atiende a las necesidades económico-financieras y logísticas de los procesos orientados a proyectos en todos los escenarios de proyectos de CAPEX, OPEX e ingresos. Tiene multitud de funciones: control de presupuesto, stock de proyectos, procesos inter-empresariales, liquidaciones, análisis de resultados, etc. Estas capacidades y su integración con el resto de módulos de SAP distinguen a PS de otras soluciones en EPPM.

Gestión de carteras y proyectos de SAP (PPM): anteriormente, SAP PPM podía estar sólo en un sistema separado de ECC. Desde SAP S/4HANA 1709, la última aplicación PPM ha sido parte del Core de SAP S4HANA. Las características distintivas de SAP PPM son:

• Capacidades de toma de decisiones utilizando Portfolio Management mediante la cuantificación de la información cualitativa.
• Gestión de proyectos liviana adecuada para ejecutar proyectos con recursos profesionales.
• Gestión de recursos de recursos profesionales.

Aquí no hay objetos de imputación. No se puede contabilizar un pedido de compra directamente en PPM, sino que para ello se debe utilizar la integración con el módulo de PS.

Gestión de proyectos comerciales de SAP (CPM): comienza en 2012 y tiene proyectos maestros que se pueden vincular con uno o más Proyectos de SAP PS. Además, CPM tiene 3 componentes principales: workshop del proyecto, planificación financiera y gestión de cambios y problemas.

SAP Enterprise Project Connection (EPC): Open PS se reemplaza con EPC. Es el conector entre el sistema SAP On-premise y otras herramientas de gestión de proyectos como Oracle Primavera o Microsoft Project Server.

Gestión de la Innovación (INO): es un precursor de SAP PPM en la fase de ideación, fomentando la cultura de la innovación en las organizaciones. SAP INO es una aplicación nativa de HANA.

SAP Multiresource Scheduling (MRS): es una solución para la gestión de recursos que permite planificar y analizar capacidades. Se integra con el sistema de proyectos de SAP, HCM y la gestión de proyectos de PPM.