Trazando el éxito con SAP Analytics Cloud: un análisis profundo de la estrategia de implementación de NTT DATA
Para seguir desarrollando y mejorando su programa de aceleración de grandes empresas (LEAP, por sus siglas en inglés), una iniciativa global que mejora el valor de los clientes mediante la adopción de soluciones centradas en SAP, NTT DATA decidió empezar a usar SAP Analytics Cloud (SAC), mostrando así su confianza en esta tecnología.
La adopción de esta herramienta SAP resultó no solo en un impulso de la evolución digital de NTT DATA de forma interna, sino que también sirvió para enfatizar su compromiso con el fomento de colaboraciones estrechas y profundas con otras compañías.
Además, se demostró su capacidad para probar el valor de productos SAP a sus socios, solidificando su papel como líder en transformación digital.
El cliente
NTT DATA es un proveedor global de servicios TI con una probada reputación en la oferta de soluciones digitales integrales. La compañía fue reconocida como líder en la categoría de servicios de aplicaciones SAP S/4HANA en el Cuadrante Mágico de Gartner de 2022, lo que deja clara su orientación hacia la excelencia y su capacidad para integrar con éxito tecnologías de vanguardia.
Las actividades estratégicas de NTT DATA, diseñadas para aumentar y ampliar su impacto en empresas asociadas, muestran la mentalidad progresista de la organización, así como su compromiso inquebrantable con el progreso tecnológico. La ejecución de SAP Analytics Cloud es una prueba irrefutable de este compromiso.
El desafío
En la implementación de su programa de aceleración de grandes empresas (LEAP), NTT DATA se enfrentaba a algunas dificultades, que tenían que ver con la recopilación de datos, con su procesamiento y con el modo en que se presentaban los informes. El problema principal era que cada uno de sus cinco núcleos operativos (Japón, Europa, América Latina y Estados Unidos) había abordado de forma diferente la gestión de la información relacionada con las inversiones, normalmente a través de archivos Excel. Esto había dado lugar a la existencia de cientos de archivos Excel únicos, lo que estaba generando problemas asociados con el control de versiones de datos, con su precisión y con su gestión. Como cada núcleo operativo tenía sus propios datos, identificar la información más reciente o precisa era un proceso complicado e ineficiente.
En respuesta a estos desafíos, NTT DATA decidió migrar a una solución que unificara la información, agilizara el registro de datos, facilitara su consolidación en todos los núcleos operativos y simplificara los informes, abordando así las necesidades clave del cliente. Antes del cambio, tras recopilar y consolidar de forma manual los datos en Excel, el equipo tenía que preparar los informes para presentarlos en las reuniones trimestrales del comité. Este proceso consumía mucho tiempo y era propenso a errores, lo que indicaba su ineficiencia.
El objetivo de NTT DATA era dar con una herramienta capaz de automatizar este proceso y mejorar así su eficiencia. Necesitaban un producto que no solo simplificara la introducción de datos en el sistema, sino que también automatizara su combinación cuando estos procedían de diferentes núcleos operativos. Además, la herramienta debía permitir generar informes en formato tabular y gráfico, garantizando la facilidad de descarga y presentación durante las reuniones trimestrales por parte de los usuarios finales.
La solución
NTT DATA encontró la respuesta en SAP Analytics Cloud (SAC), una herramienta integral que solucionó sus desafíos en torno a la gestión de datos y la generación de informes. Gracias a la adopción de esta herramienta es posible introducir los datos directamente en la aplicación, con lo que las engorrosas cargas de archivos muy voluminosos son ya cosa del pasado. Al incluir las tres funciones esenciales (introducción de datos, generación de informes y capacidades predictivas), la herramienta se ajusta con exactitud a las necesidades de NTT DATA.
Gracias a SAC, NTT DATA redujo de manera significativa los tiempos de trabajo y la cantidad de cargas de datos, que anteriormente los distintos núcleos operativos introducían de forma manual en múltiples archivos Excel. La función de informes de SAC, en particular, aportó una eficiencia significativa. Permitió automatizar la generación y presentación de los informes de datos, simplificando así un proceso que antes se realizaba a mano de uno en uno.
SAC también proporciona capacidades predictivas, lo que permitió a NTT DATA pronosticar futuras inversiones basándose en datos históricos. Este pronóstico predictivo añadió una capa adicional de conocimiento estratégico al proceso de toma de decisiones de la compañía, ayudándolos a anticipar y a prepararse mejor de cara a futuros escenarios comerciales. Una de las características de SAC más destacadas en su implementación fue su facilidad de uso. El diseño intuitivo y la interfaz user-friendly permitieron a los usuarios adaptarse a la herramienta rápido y con mínimos problemas. Esta usabilidad fue crucial a la hora de garantizar la integración exitosa de la herramienta en el flujo de trabajo de NTT DATA. El proyecto se llevó a cabo por un equipo de siete personas repartidas entre Barcelona, Madrid, Bilbao y Japón. Trabajando de forma remota, el equipo se coordinó con Japón cada dos semanas para seguir el progreso y recibir feedback. A pesar de esa distribución geográfica y de trabajar en remoto, el desarrollo del proyecto se completó con éxito en cinco meses.
Como resultado final, NTT DATA consiguió una solución que no sólo cubría sus necesidades inmediatas, sino que también era lo suficientemente robusta, intuitiva y flexible como para irse adaptando a los distintos cambios que fueran surgiendo. SAC está basado en la nube, no requiere instalación y es accesible para todos los usuarios, alineándose con el modelo operativo y los objetivos estratégicos de NTT DATA.
Los resultados
La implantación de SAP Analytics Cloud (SAC) generó importantes beneficios para el cliente. Redujo de forma drástica el tiempo necesario para la generación de información, minimizó la cantidad de errores y mejoró la seguridad de los datos.
Para la compañía, generar información antes era un proceso largo y propenso a errores, ya que se dependía de múltiples versiones de archivos Excel y era necesario coordinarse a través de correo electrónico y llamadas telefónicas. SAC simplificó este proceso, permitiendo al equipo simplemente entrar en la herramienta y ver los datos de forma inmediata. Además, SAC proporcionó un entorno más seguro para el manejo de la información. Cada núcleo operativo solo puede acceder a sus propios datos, garantizando así su seguridad, pero si es necesario se otorga a personal específico una autorización para ver los datos del resto. En cuanto a los informes, SAC los uniformizó y simplificó. Antes de este producto, cada núcleo operativo tenía su propio estilo y formato únicos, ya que usaban archivos Excel individuales. SAC permitió un estilo unificado y la generación de un único informe con los datos de todos los núcleos.
El éxito de SAC no se limitó a solucionar los desafíos iniciales. Gracias al feedback positivo de los usuarios, han surgido nuevos proyectos dentro de la empresa. Así, los equipos que tradicionalmente dependían de Excel para sus informes, como el de Market Focus, comenzaron a realizar la transición a SAP. La herramienta SAC también ayudó a preparar informes para Gartner al permitir la introducción directa de datos en la herramienta.
SAC se utiliza desde hace más de un año y medio y sigue resultando beneficioso para NTT DATA. El feedback de los usuarios está siendo positivo y el éxito de la herramienta ha estimulado nuevas iniciativas internas, destacando su adaptabilidad y eficacia a distintos niveles. Con la implantación de SAC no solo se superaron los desafíos iniciales a los que se enfrentaba NTT DATA, sino que también se allanó el camino para una mayor transformación digital dentro de la empresa.
Próximos pasos
El éxito en la implementación y el uso de SAP Analytics Cloud (SAC) no han significado el final del viaje de NTT DATA con la solución, sino más bien el comienzo de un proceso de mejora continua. Como parte de su compromiso con mantener y mejorar la herramienta, se ha creado un equipo de soporte específico.
Este equipo, formado por tres personas, aproximadamente la mitad del equipo de desarrollo original, se ocupa de la monitorización y mejora constantes de la herramienta para satisfacer las necesidades de la organización conforme estas van cambiando. Uno de los ejemplos más recientes es la incorporación de una función que rastrea las inversiones en activos a nivel industrial. Esta característica permite el seguimiento de activos que no son inversiones de proyectos, sino que están destinados a ser vendidos a clientes.
A lo largo del año y medio de uso de SAC, este equipo de soporte ha estado brindando asistencia constante a los usuarios, además de ir realizando las mejoras necesarias a la herramienta. El futuro promete más actualizaciones de este tipo a medida que se continúe expandiendo y adaptando la herramienta de acuerdo con las necesidades siempre cambiantes de la empresa.
Este compromiso con la mejora continua garantiza que SAC seguirá siendo una herramienta eficaz y eficiente para NTT DATA, capaz de satisfacer sus necesidades no solo hoy sino también en el futuro. Ser capaces de evolucionar y adaptarse a unas necesidades comerciales en continuo cambio es crucial para mantener la eficacia de SAC y continuar consiguiendo resultados tangibles.
Por qué NTT DATA
La combinación de experiencia técnica, planificación estratégica y adaptabilidad en cada uno de sus proyectos, hacen de NTT DATA el socio ideal para cualquier cliente que necesite un proyecto end-to-end en su negocio. Su profundo conocimiento técnico, como demuestra su liderazgo en los servicios de aplicaciones SAP S/4HANA, garantiza una implementación exitosa y eficiente.
El enfoque estratégico de NTT DATA se centra en ampliar su presencia en empresas que ya utilizan SAP, adaptándose a sus necesidades empresariales en evolución y buscando una mejora constante. Gestionan de forma eficaz equipos distribuidos, mejorando la entrega de proyectos en el momento oportuno. Además, la experiencia de primera mano de NTT DATA con las soluciones que recomiendan garantiza una confianza adicional. Optar por NTT DATA como socio garantiza resultados tangibles, soporte continuo, compromiso con la innovación y una profunda comprensión del poder transformador de la tecnología adecuada.
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