Usando SAP BRIM en un proceso de facturación para el uso de un marketplace

Todas las empresas, desde las más pequeñas a las más grandes, son, miradas con lupa, un engranaje de tareas y procesos que hacen posible su funcionamiento. Ese engranaje, sin embargo, suele cambiar con el tiempo. Hay elementos que se añaden y otros que se eliminan, ajustes de todo tipo que buscan adaptarse mejor a lo que pasa en el día a día, rutinas en las que a veces aparecen ineficiencias u obstáculos y que es necesario repensar. La supervivencia, y el éxito, de cualquier organización no depende solo de la calidad del producto o servicio que ofrece o de lo competitivos que sean sus precios, sino de saber ser flexibles y estar abiertos a cambios y novedades que pueden mejorar algo que, en principio, ya les funcionaba.

La transformación digital y tecnológica y su adopción por parte de la industria marca muchos de estos procesos: algo que hace una década era eficiente puede dejar de serlo, simplemente, porque la competencia ha empezado a hacerlo más rápido y mejor al implementar soluciones de automatización o con inteligencia artificial. Uno a uno, todos los flujos de la empresa deben ir adaptándose también a esta nueva era.

Esta es una de las razones que llevan a algunas compañías a contactar con NTT DATA: quieren nuevas soluciones para procesos que ya tenían en marcha o para iniciativas que están a punto de implementar. Uno de los requisitos suele ser que la propuesta se desarrolle en base a una solución escalable y con un alto grado de automatización. Es decir, que esa solución permita la escalabilidad a otros procesos de negocio similares solo con añadir más parámetros a la configuración, sin tener que investigar, escoger e instalar una nueva plataforma para cada nuevo proceso. Y, por supuesto, que lo convierta todo en algo lo más automático posible, agilizando y acelerando la secuencia de pasos en cuestión y minimizando los errores.

Automatizar lo complejo: cómo optimizar la facturación en marketplaces con SAP BRIM

Lo explicado hasta ahora vale para casi cualquier proceso de la empresa, pero en el de facturación suele ser bastante demandado, ya que el potencial de mejora es enorme. Por un lado, consiste en una serie de tareas rutinarias y subprocesos que pueden ser automatizados y, por otro, requiere ser minucioso y preciso, cumpliendo con normativas diferentes y garantizando la seguridad de las transacciones.

Veamos un caso concreto para comprenderlo mejor: una gran empresa de automoción se puso en contacto con NTT DATA para implementar un proceso de facturación

para el uso que los proveedores realizarían de su marketplace para vender merchandising de la marca, y buscaban esa escalabilidad y automatización antes mencionadas.

Tras analizar su situación, necesidades y requisitos, propusimos una solución basada SAP BRIM (Billing and Revenue Innovation Management) que resolvía todos los puntos: permitía la facturación simplificada y el cobro/compensación en FI-CA (Financial Contract Accounting, uno de los módulos de BRIM), recomendado precisamente para empresas que requieran una solución que pueda procesar un alto volumen de facturas; y la conciliación bancaria y factura de canje con FI GL (General Ledger), el libro mayor de SAP, que no forma parte de BRIM pero que se puede integrar. A esto se sumaba la instalación mecanismos de control y seguimiento que permitieran asegurarse de que todo está en orden y detectar posibles incidencias a tiempo, antes de que supongan un daño mayor.

La solución se implementó y los resultados no se hicieron esperar: se logró automatizar y simplificar todo el procedimiento de generación y facturación a proveedores de los fees derivados de las transacciones de la página web de merchandising. Las ventajas de esta automatización son evidentes. Como se trataba de algo que antes se hacía de forma más o menos manual, las personas de la plantilla que se ocupaban de esta tarea rutinaria tienen ahora más tiempo para las partes de su trabajo que requieren más creatividad y reflexión.

Al implementarse una solución escalable, que se puede aprovechar de forma sencilla para otros procesos o áreas del negocio, surge un siguiente paso lógico: usar SAP BRIM también para otros flujos de la empresa, como la facturación y el cobro a clientes por la compra de los productos de merchandisig. Una de las grandes ventajas de SAP BRIM es su potencialidad para generar grandes volúmenes de facturas, así que aprovecharla para generar y gestionar de forma ágil la facturación derivada de las transacciones efectuadas por la página web tiene mucho sentido.

Además, se puede sacar partido de la integración de BRIM con FI para el traslado de todos los apuntes contables a finanzas de forma ordenada y agrupada.

Expertos en SAP, aliados en innovación

Esta y otras empresas acuden a NTT DATA para dar con la solución adecuada a sus necesidades porque somos especialistas en SAP. Nos avalan varias décadas de experiencia ayudando a grandes compañías, nacionales y multinacionales y de distintos sectores, a encontrar la combinación y configuración de productos SAP más ajustada a sus características específicas.

Nuestro equipo de consultores (más de cien profesionales con experiencia en SAP) cubre todo el universo SAP, con personas especializadas en las distintas soluciones de la compañía de software. Así, en la parte de contabilidad y financiera, tenemos 22 consultores BRIM y 14 consultores FI-CA certificados. Contamos con 7 oficinas operativas y un sistema de pruebas propio.

Quedarse atrás en la revolución tecnológica actual no es una opción, a estas alturas, para ninguna empresa. Para estar siempre a la vanguardia y adaptarse a cada nuevo cambio, acompañarse de un partner como NTT DATA supone tener siempre billetes reservados para el tren de la innovación.