Cierre financiero continuo: la clave para una toma de decisiones eficaz y en tiempo real

En el panorama empresarial actual, vertiginoso y dinámico, las organizaciones se enfrentan a una incertidumbre constante. Estas circunstancias obligan a los responsables de los departamentos financieros a generar inteligencia de negocio con mayor rapidez y eficiencia, ya que esta es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas.

Las empresas deben, por un lado, adaptarse a unos ritmos de trabajo cada vez más urgentes y, por otro, actualizar sus procesos de cierre financiero, que corren el riesgo de quedar obsoletos. Tradicionalmente, para elaborar con precisión los estados financieros de una organización había que completar en primer lugar el proceso de cierre. Generalmente, este proceso se lleva a cabo una vez al mes y consume mucho tiempo, por lo que entorpece la toma de decisiones.

Dado que llevar las cuentas al día es imprescindible para cualquier empresa, ha llegado el momento de agilizar esta operación.

El método tradicional de cierre

En el ámbito financiero, se conoce como “cierre” a la elaboración de los estados financieros al término de un periodo financiero concreto. Suele realizarse mensual, trimestral o anualmente, y se trata de un proceso largo que engloba:
 

• Sistemas y datos: sistemas distribuidos y metadatos de mantenimiento, por ejemplo.
• Procesos: son lineales y siguen plazos rigurosos, pero plantean numerosos desafíos de planificación, presupuestación y conciliación entre empresas.
• Análisis: deben seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y/o un plan de cuentas, al tiempo que ofrecen capacidades limitadas de previsión financiera.
• Organización: normalmente implica largos procesos de toma de decisiones.

El proceso tradicional suele seguir el calendario fiscal, y conlleva una serie de tareas laboriosas:

1. Registrar las transacciones financieras.
2. Llevar a cabo la contabilidad financiera.
3. Llevar a cabo el cierre financiero (se necesitan al menos dos días).
4. Elaborar los informes financieros (se necesitan al menos tres días).

Hay que tener en cuenta que, a menudo, es en estos informes donde los ejecutivos ven por primera vez ciertos datos que pueden ser críticos para la planificación financiera y estratégica.

Desafíos del proceso tradicional de cierre financiero

Durante años, el objetivo para las empresas ha sido completar el cierre financiero mensual en seis días hábiles. No obstante, a la hora de la verdad, solo el 53 % de las empresas terminan en ese tiempo, según un estudio elaborado por Ventana Research en 2022. Y, si hablamos del cierre trimestral, únicamente el 40 % logra completarlo en seis días. En el 62 % de las empresas, esta lentitud puede atribuirse a la incapacidad de automatizar las conciliaciones; pero la creciente complejidad de las operaciones empresariales y la gran cantidad de normativas en vigor son otros dos factores importantes que ralentizan el ciclo de cierre.

Además, el método de cierre mensual presenta otros desafíos:

• Falta de claridad, ya que a menudo los datos y los procesos están desordenados, resultan confusos y son difíciles de rastrear.
• Mayores oportunidades de error.
• Gran inversión de tiempo, ya que las empresas deben monitorizar y solucionar los distintos errores.
• Retrasos a la hora de acceder a la información de negocio necesaria para tomar decisiones.

Por todos estos motivos, muchas organizaciones están abandonando los procesos tradicionales de cierre mensual y optando por alternativas más rápidas y eficientes.

Cierre continuo: ¿por qué optar por este método?

Gracias a la automatización y la integración de sistemas, el cierre financiero continuo permite a los usuarios realizar entradas de datos inmediatas. Este es uno de los modelos que están reemplazando al método tradicional, ya que ofrece una visión instantánea del estado de las cuentas durante todo el ciclo. Asimismo, permite llevar a cabo cierres financieros en cualquier momento, por lo que sus beneficios son dobles:

• Proporciona inteligencia de negocio en tiempo real, a partir de datos transaccionales que han pasado por una consolidación y una conciliación instantáneas.
• Ofrece previsiones automáticas, para poder anticipar con precisión los resultados mensuales.

Para lograr estos objetivos, el proceso de cierre continuo debe estructurarse en torno a distintos pilares, que proporcionarán un flujo de datos continuo y accesible y una visión completa del estado de las cuentas:

El modelo de NTT DATA para un proceso de cierre continuo, eficiente y sin fisuras engloba seis elementos clave, que van en línea con los pilares mencionados.

Nuestro método integra información que tradicionalmente estaba separada en diferentes sistemas y conjuntos de datos, y ofrece un modelo “de arriba abajo” que elimina las hojas de cálculo y permite hacer un seguimiento de todo el proceso. Así, otorga mayor control a los usuarios sobre el análisis de roles y reduce los tiempos de respuesta en toda la organización.

Además, cuenta con capacidades analíticas integradas que se adaptan a las necesidades de tu negocio. Estos análisis predictivos permiten mejorar la estrategia y ofrecen información actualizada bajo demanda.

Ventajas del cierre continuo
Con un modelo de cierre continuo, lo que antes era un proceso contable laborioso se convierte en una herramienta estratégica muy valiosa que, además de ofrecer resultados demostrables y completos, permite supervisar de forma constante el estado de las finanzas.

• Mayor eficiencia

Elabora informes financieros con mayor agilidad y en menos tiempo, con menos errores y una menor dependencia de las hojas de cálculo. Los datos revelan que las empresas que las utilizan suelen necesitar casi ocho días hábiles para el cierre. El modelo de NTT DATA reduce el tiempo de cierre en un 30-40 %, y ofrece estimaciones de cierre automatizadas.

• Toma de decisiones mejorada

Un proceso de cierre continuo te aporta conocimientos muy valiosos. Podrás acceder mucho antes a la información relevante, lo que te permitirá hacer previsiones más avanzadas y tomar decisiones clave para tu empresa con todos los datos sobre la mesa.

• Datos de gran calidad en tiempo real

Gracias a su enfoque unificado del intercambio de datos, un modelo cierre continuo te da mayor visibilidad sobre las cuentas y operaciones. Teniendo los libros de contabilidad siempre al día, puedes preparar estados financieros más precisos y creíbles, que te resultarán más útiles en la toma de decisiones.

• Cumplimiento mejorado

Automatizar tus sistemas reducirá los errores y aumentará la transparencia, por lo que será más fácil cumplir con los requisitos normativos de tu sector.

En NTT DATA contamos con años de experiencia ayudando a distintas organizaciones a crear un ecosistema integrado que agilice los procesos y unifique los análisis, las operaciones y los sistemas y datos aislados. Ponte en contacto con nosotros para saber cómo puedes implementar un modelo de cierre continuo en tu negocio.