FP&A: la receta del éxito en tiempos turbulentos

La planificación en cualquier ámbito es esencial para asegurar la supervivencia de un negocio durante su primer año y, progresivamente, alcanzar metas y superar objetivos. Es necesario planificar recursos de personal, material y tiempo, intentar prever cómo se comportará la cartera de clientes, tener en cuenta las fluctuaciones estacionales que ocurren todos los años (¿cómo afectará el verano? ¿y la época navideña?) y dejar algo de margen para imprevistos.

En cuanto se comienza a trazar todas estas variables y cómo afectan a la empresa, enseguida se llega a una conclusión: todo se traduce en cuánto dinero se tiene. De cuánto se dispone, cuánto entra y cuánto sale (y, por supuesto, cuándo). Es decir, la planificación financiera es imprescindible ya no solo para el éxito de una empresa, sino también para su simple supervivencia.

Esta planificación podría parecer sencilla a primera vista, pero las empresas no operan en un entorno estable y predecible. Como han demostrado las crisis recientes, los imprevistos son algo que llega como un tsunami y puede acabar con empresas consolidadas y aparentemente robustas. Por esta razón, uno de los objetivos de la planificación financiera debe ser garantizar a las empresas la agilidad necesaria para hacerle frente a todos estos embates. Pero ¿cómo?

Planificación y análisis financieros: prever y probar escenarios

Es común, a la hora de tomar una decisión importante, hacer la típica lista de pros y contras, incluso cuando esta no llega a plasmarse nunca en papel y se queda en nuestra cabeza. Este proceso, que llevamos a cabo con tanta naturalidad y muchas veces sin darnos cuenta, es una forma primitiva de análisis de distintos escenarios. «¿Qué pasaría si…?», nos preguntamos, e imaginamos distintos resultados.

La planificación y el análisis financieros (FP&A) van de la mano para lograr un objetivo común: por un lado, ofrecer una fotografía nítida del estado actual de las cuentas de la compañía, en la que se incluyen fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades; por otro, poder ayudar a la toma de mejores decisiones sabiendo con un margen de error mínimo qué ocurrirá y qué consecuencias tendrá que reaccionemos de un modo u otro.

Aunque la FP&A ya existía antes, la tecnología actual ha elevado la disciplina a un plano hasta entonces impensable. La foto fija es exacta y exhaustiva: no queda ningún detalle fuera y, además, es posible hacer zoom en cada elemento hasta ver sus componentes más pequeños. Es también dinámica: actualizada en tiempo real, garantizando que lo que se está viendo no ha quedado obsoleto, que no hay una nueva amenaza que no estamos viendo. La lista de pros y contras es la posibilidad de probar los efectos de cada decisión potencial en entornos virtuales. Con toda esta información a mano, esa agilidad buscada aparece. Los imprevistos seguirán generando oleaje, pero en negocio se mantendrá a flote.

La receta del FP&A actual: tecnología unida a método

La tecnología catapulta al FP&A a una nueva dimensión, pero la base sobre la que se sustenta la disciplina, la metodología de los ratios financieros, tiene ya décadas de historia. Ratios como el ROI o el ROE, de rentabilidad, o ratios de liquidez, entre otros.

Estos ratios, que no son más que porcentajes, una forma más clara y directa de visualizar la información contable de la empresa, son un elemento fundamental para la planificación y para el análisis. Permiten saber si la empresa está evolucionando bien o no (y por dónde hace aguas, si las hace), si está en una buena posición con respecto a la competencia, cómo va el año, etc.

El cálculo de esos porcentajes, a los que se llega a través de fórmulas matemáticas, es ahora rápido gracias a la tecnología. Por supuesto, aquí también hay niveles: es tecnología una calculadora que te calcula un ratio financiero, pero no la que necesitan las grandes corporaciones. Estas, debido a lo inmenso de su negocio, deben contar con softwares de FP&A específicos, que no dejen nada fuera y que estén lo más personalizados posible.

Aquí es donde entra SAP S/4HANA Cloud: un software avanzado, con funcionalidades de FP&A, y pensado para que lo utilicen usuarios que se puedan beneficiar de él aunque no tengan un perfil técnico. Estas son algunas de sus características:

– Basado en el cloud. Esto no habría ni que decirlo: ese cloud del nombre de la solución indica que está en la nube. Esto, además de permitir ese práctico acceso desde cualquier lugar, facilita la colaboración dentro de la empresa incluso cuando tiene a su equipo repartido por todo el mundo. Además, es escalable y mantiene los datos de la compañía seguros y protegidos.

– xP&A. La planificación y análisis extendidos (xP&A) es un concepto acuñado por Gartner que hace referencia a la extensión de las actividades de FP&A por todos los departamentos, no solo el financiero. La aplicación SAP Profitability and Performance Management, fuera de S/4HANA, es un ejemplo: la información de rendimiento y rentabilidad y la estrategia se procesan por toda la empresa.

– IA, ML y automatización. SAP S/4HANA consigue hacer de esa cantidad ingente de datos diversa y heterogénea algo no solo inteligible, sino de lo que se puede extraer información que va más allá: análisis predictivos, detección de tendencias… Lo logra gracias a su motor impulsado por inteligencia artificial, machine learning y automatización, tecnologías de última generación.

Las promesas y el potencial de SAP S/4HANA son enormes, pero su implementación no es fácil. Sacarle todo el partido requiere un trabajo previo de análisis de las necesidades específicas de la empresa; de este modo, se podrá empezar el viaje con una idea clara de todo lo que puede lograr el software y cómo nos ayudará a nosotros como compañía. Para esto, lo más indicado es acompañarse de un partner experto en el universo SAP, con experiencia en la industria específica y que sepa los obstáculos que se suelen encontrar las organizaciones en este tipo de migraciones. NTT DATA puede ser ese partner, que acompañará en todo el camino: de la planificación y análisis previo hasta el mantenimiento, pasando, por supuesto, por la implementación. La infraestructura de FP&A resultante será una base sólida para llevar a la empresa al éxito.