Innovación en la Gestión de Gastos con SAP Ariba

No es necesario ser un experto en economía o gestión empresarial para reconocer que una gestión eficaz de los gastos es crucial para la sostenibilidad de cualquier compañía. Esto, que siempre ha sido fundamental, se ha vuelto aún más crucial en la actualidad debido a los cambios continuos en el mercado y las regulaciones relacionadas con la sostenibilidad y los riesgos, como la reciente «Directiva sobre diligencia debida de las empresas en sostenibilidad» (CSDDD) y las nuevas normas sobre la visibilidad de facturas a los proveedores, como la ley «Crea y Crece».

Ya no basta un simple libro de registro o una hoja de cálculo para llevar un control exhaustivo de los gastos, sino que también es clave poder tener con rapidez una visión detallada y completa de adónde se está destinando el dinero que nos permita detectar patrones o anomalías y tomar decisiones al respecto. SAP Ariba es la solución para gestionar todo el proceso: en un único lugar, integrado en el ecosistema de SAP, las empresas obtienen una visión pormenorizada de sus gastos y, además, flujos de trabajo automatizados.

Una herramienta de gestión del gasto que va más allá

Los gastos que puede tener una empresa son muchos y muy variados y, conforme la compañía va creciendo, su complejidad aumenta. Esta situación facilita que se pierda el control sobre alguna de las áreas por las que se fuga el capital de la organización. Si las cosas funcionan y se está creciendo, pensamos, se está haciendo todo bien. Sin embargo, un estudio cuidadoso de cuánto se está destinando a qué y por qué razón suele dejar claro que la gestión del gasto podría ser mejor.

Aquí es donde fallan la mayor parte de las soluciones de software especializadas en la gestión de gastos, que nunca abarcan toda la complejidad y casuística de la realidad empresarial. Esto crea dos problemas extra: por un lado, si se quiere controlar absolutamente todo el proceso, es necesario recurrir a varias aplicaciones específicas, lo que reduce la agilidad y la flexibilidad y amplía el margen de error; por otro, estas soluciones no suelen ser capaces de situar los gastos en el contexto global de la compañía, por lo que cualquier análisis que puedan llevar a cabo se quedará cojo.

SAP Ariba se salta esos problemas al incluir en un solo lugar todo el proceso de control de gastos, desde la necesidad de compra hasta la gestión de la factura. Además, al estar integrada en la suite de SAP, se conecta con el resto de los procesos de la compañía. El resultado es una visión completa, fiable y actualizada.

El valor diferencial de SAP Ariba

La transformación digital de las empresas es desde hace tiempo un proceso imprescindible que, en mayor o menor medida, casi todas las compañías han empezado ya. En esa transformación, el departamento de compras deja de ser algo puramente administrativo y pasa a englobarse en la estrategia general de la compañía. Hay tres puntos clave que, gracias a la implementación de SAP Ariba, se convierten en algo más fácil de lograr:

1. Optimización de los procesos operativos

SAP Ariba facilita el flujo de información en la compañía, tanto a nivel externo —intercambio de documentos transaccionales, por ejemplo, que mejora la relación con los proveedores— como interno —gestión de las compras de usuarios ocasionales gracias a la compra guiada—. Todo eso garantiza que las actividades logísticas y de compras funcionen de forma fluida, sin retrasar el ritmo normal de la cadena de suministro.

2. Reducción de gastos

¿Cómo saber por dónde recortar o detectar gastos innecesarios en los que esté incurriendo la compañía? SAP Ariba proporciona una visión completa de todos los flujos de salida del capital de la empresa, divididos en categorías para analizar con mayor rapidez qué es lo que está pasando y tomar mejores decisiones. Además, se pueden establecer también flujos de aprobación con puntos de control, buscar precios más competitivos y agregar la demanda de distintas áreas.

3. Gestión de las relaciones estratégicas

Estas relaciones, con proveedores y clientes, son importantísimas para que la empresa tenga una buena trayectoria. Dentro del ecosistema SAP, se ocupa de ellas, en primer lugar, SAP Ariba SLP, una solución de gestión de vida del proveedor que monitoriza las actividades en la empresa de los proveedores (onboarding, homologación, evaluación de riesgos…). En segundo lugar, a esta aplicación se suma la red de proveedores SAP Business Network, que se convierte en el punto de encuentro con los proveedores. Al pasar toda la comunicación y actividad a esa única plataforma, se mejoran tanto la agilidad como la comunicación con la empresa. Desde esta red se puede, entre otras cosas, negociar contratos, participar en licitaciones o gestionar todo el proceso de compra.

NTT DATA puede acompañar a las empresas en esta transformación estratégica que llevará la función de compras a un nivel más profesional gracias a la implementación de SAP Ariba. Con nuestra experiencia y metodología especializada, ayudaremos a la empresa a desbloquear ese nuevo nivel.