Ocho claves para poner a punto tu función financiera y afrontar la incertidumbre

Las últimas macrotendencias globales dibujan un panorama complicado para las empresas de prácticamente cualquier sector. Aunque hace tiempo que dejamos atrás la crisis del COVID-19, la pandemia cambió drásticamente nuestra forma de trabajar, convirtiendo el teletrabajo y las modalidades híbridas en la norma. Mientras tanto, la inestabilidad geopolítica a nivel global sigue afectando negativamente a las cadenas de suministro. 

Por otro lado, tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA) continúan generando disrupción y transformando un panorama económico marcado por la elevada inflación y el crecimiento desorbitado del coste de vida. Y, por si fuera poco, el mercado también está cambiando: vivimos en la era de los clientes conectados, que priorizan la sostenibilidad, rechazan el greenwashing y se decantan por empresas con las que coinciden en valores. Todos estos factores están aumentando el gasto empresarial a un nivel que es difícil trasladar a los precios de venta.

Replantear los objetivos

Estos desafíos que hemos mencionando afectarán más a los departamentos empresariales que trabajan de cara al consumidor, pero no debemos subestimar su impacto en las operaciones del back office. Las áreas de negocio que el cliente no ve, como la función financiera, también deben replantearse sus objetivos para seguir generando valor. El foco debe ponerse en dos metas principales:

• Maximizar la eficiencia de aquellas transacciones que, si bien son esenciales para el bienestar del negocio, no tienen un valor diferencial ni un impacto visible en los costes.
• Facilitar la toma de decisiones estratégicas, recopilando y presentando datos (financieros y no financieros) precisos y pertinentes.

Cómo debe ser un back office moderno

Para que las operaciones de contabilidad sean ágiles y rentables, es necesaria una nueva estructura que permita abordar las necesidades actuales y futuras y, al mismo tiempo, generar eficiencia e información relevante para el negocio. Los equipos financieros del futuro serán más reducidos, pero sus miembros serán más competentes en materia de datos, por lo que podrán prever las necesidades empresariales y extraer información clave para tomar decisiones estratégicas.

Y, trabajen donde trabajen, contarán con una red de apoyo que no será solamente humana. Deberán aprovechar las funciones de automatización, los bots y asistentes virtuales basados en IA y los algoritmos para ofrecer una experiencia ágil y fluida. Idealmente, además, estas herramientas deberían estar alojadas en una única plataforma.

Requisitos imprescindibles para evolucionar

En NTT DATA hemos identificado ocho elementos clave que definirán a los departamentos financieros de éxito en el futuro. Al implementarlos, tu equipo estará más capacitado para ofrecer servicios de back office ajustados a las demandas del cambiante ecosistema empresarial:

Un servicio estructurado, no reactivo

Para realizar un trabajo de calidad, se debe gestionar la demanda mediante entregas predefinidas y programadas. En este modelo de “autoservicio”, es importante establecer una serie indicadores clave de rendimiento y acuerdos de nivel de servicio. Siguiendo este sistema, NTT DATA consiguió un aumento del 20 % en la productividad en una empresa de fabricación líder, fijando un calendario para aproximadamente el 70 % de sus entregas finales.

Equipos basados en el conocimiento

En el back office se debe contar con expertos que tengan las habilidades y los conocimientos especializados necesarios para, en primer lugar, anticipar las necesidades empresariales y, después, satisfacerlas colaborando con el resto de unidades de negocio.

Hiperautomatización

Es importante automatizar en la medida de lo posible las tareas recurrentes y repetitivas de los departamentos financiero y administrativo, utilizando soluciones ERP modernas y transversales y bots con IA. Si se siguen las prácticas recomendadas de EPM y análisis, es posible automatizar hasta un 90 % de las actividades, dejando tiempo a los especialistas para trabajar en tareas que aporten más valor a la empresa.

Inteligencia artificial e IA generativa

El uso de la inteligencia artificial está más que extendido en los departamentos de finanzas, ya que esta tecnología facilita la previsión y el análisis, el cumplimiento normativo, la automatización de tareas, la optimización de flujos de caja y la gestión de los gastos de los empleados. Conforme los empleados de estos departamentos vayan dominando la IA y la IA generativa, su uso será cada vez más común en tareas complejas de análisis y toma de decisiones, por no hablar de su importancia en materia de ciberseguridad.

Monitorización y análisis continuos

Si automatizan sus procesos recurrentes, las empresas pueden mejorar considerablemente su prestación de servicios e identificar nuevas formas de generar valor. No obstante, para que esta automatización sea exitosa, es imprescindible monitorizar su implementación. NTT DATA ayudó a una multinacional líder del sector farmacéutico a ahorrar 70 millones de euros, aprovechando la minería de procesos para mejorar los servicios extrabursátiles.

Operaciones ágiles y eficientes

Las metodologías ágiles pueden ofrecer grandes resultados no solo en las métricas habituales del negocio, sino en las tareas de transformación del departamento financiero. Esto, aun así, solo sucede si se respetan las necesidades específicas de estos equipos, como por ejemplo dejarles el tiempo suficiente para las tareas de contabilidad a final de mes.

NTT DATA consiguió un aumento de la productividad del 10 % para una corporación líder del sector de las telecomunicaciones, ayudándola a poner en marcha un modelo organizativo más “líquido”. En él, las funciones no especializadas, como el Procure-to-Pay o el Record-to-Report, se comparten entre las distintas áreas del equipo financiero.

El poder de la analítica avanzada

Las analíticas predictivas y prescriptivas más innovadoras ofrecen resultados rápidos, lo que deja más tiempo para el análisis. De este modo, se logra una toma de decisiones estratégica más informada y se pueden incluso simular los resultados de distintas acciones y escenarios hipotéticos. En el sector tecnológico, una empresa líder consiguió automatizar su proceso de previsión continua, aumentando la precisión en más de un 96 % y reduciendo el número de empleados del departamento de 150 a 5.

Criterios ESG integrados en la función financiera

La solución ideal es aquella que integra la sostenibilidad del negocio en las funciones del departamento financiero. Así, el equipo podrá informar sobre los datos no financieros, tanto internamente como de cara al mercado, con lo que las métricas de ESG ganarán tracción. Mediante este modelo, es más sencillo alinear la visión de ESG de una empresa con la estrategia corporativa y las operaciones diarias. Además, al incluir la sostenibilidad en los gastos de capital, los objetivos de ESG son más fáciles de alcanzar a medio y largo plazo.

Hacia un modelo global

Utilizar una solución única, que se ajuste a las necesidades de tu departamento y acabe con los silos de información, te permitirá desarrollar la visión global y regional que demanda tu equipo. Así, expandirás sus capacidades, reducirás los plazos de prestación de servicios y tus trabajadores podrán dedicar sus esfuerzos a actividades más importantes a nivel estratégico.

Transforma tu equipo financiero con NTT DATA

NTT DATA te ofrece un servicio integral que prepara a tus departamentos para la realidad empresarial actual y también para la del mañana. Ponte en contacto con nosotros para descubrir qué podemos hacer por tu empresa, desde crear un marco de trabajo conceptual adaptado a las necesidades de tu equipo financiero hasta prestar servicios de implementación y mantenimiento posterior.