Transformando la función de compras con la IA

Seguirle el ritmo a la tecnología y a la innovación no es fácil y, sin embargo, es algo cada vez más necesario para las empresas que quieran seguir siendo competitivas. Esta transformación toca de lleno a la función de compras, que puede incluso convertirse en líder de ese cambio dentro de la compañía. Para conseguirlo, la inteligencia artificial (IA) es clave, especialmente a través de la hiperautomatización. La IA permite reinventar el modo en que las empresas operan, además de impulsar de forma significativa la eficiencia, la sostenibilidad y el valor de las empresas.

En NTT DATA comprendemos que los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de compras en esta transformación van más allá de lo puramente tecnológico: son retos operativos, estratégicos y analíticos. Con esto siempre muy presente, acompañamos a las organizaciones que deciden, por fin, dar el paso definitivo hacia el futuro. Esta es nuestra forma de hacerlo:

Un modelo integral de transformación en compras

El modelo que hemos diseñado en NTT DATA renueva la función de compras a través de seis dimensiones clave:

1. Organización
   El objetivo aquí es garantizar una base sólida para el buen funcionamiento del departamento de compras a través de una evaluación de sus políticas, procedimientos, herramientas y estructura. Esto nos permite establecer objetivos claros y realistas que se ajusten a la estrategia global de la empresa.
2. Procesos
   Se trata de conseguir una metodología de trabajo estable, para lo que, en primer lugar, identificamos cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora en los procesos operativos actuales. Después, proponemos alternativas que automatizan y optimizan estas tareas.
3. Tecnología
   ¿Cómo hacer más eficiente la gestión del modelo de aprovisionamiento? Es el momento de seleccionar e identificar las herramientas más adecuadas que no solo digitalicen los procesos, sino que también aporten un valor añadido al día a día de operaciones y decisiones.
4. Personas
   En un mundo cada vez más digital, las personas son el motor que da vida a las herramientas y procesos. Por ello, evaluar, incentivar y desarrollar las competencias de los equipos de Compras se convierte en un factor clave para el éxito.
5. Control de la gestión
   El objetivo de esta dimensión es proporcionar la información necesaria para una mejor toma de decisiones, para lo cual se desarrollan modelos de gestión de datos que aprovechan tecnologías como la analítica avanzada o la IA.
6. Resultados
   Esta dimensión se centra en evaluar el rendimiento del área de forma global, tanto a nivel interno como externo, para identificar oportunidades de mejora en cada una de las dimensiones y garantizar un enfoque orientado a la mejora continua.

En todo esto, es muy importante contar con una hoja de ruta muy bien definida. Un error común en las empresas que inician un proceso de transformación digital es priorizar la implementación de tecnología sin optimizar previamente sus procesos. Por eso, contar con una hoja de ruta clara y bien estructurada es fundamental para garantizar el éxito.

En NTT DATA, diseñamos esa hoja de ruta siguiendo cinco pasos clave: análisis de madurez, definición del modelo aspiracional, selección de la herramienta adecuada, digitalizar y automatizar el modelo aspiracional definido y, por último, diseñar una estrategia efectiva de gestión del cambio que garantice el éxito del modelo de manera sostenible.

Cómo nos puede ayudar la hiperautomatización

La inteligencia artificial puede ayudarnos a optimizar nuestros procesos del día a día, pero también es importantísima la hiperautomatización, una combinación de tecnologías con las que buscamos sacarle el máximo partido a la operación que queramos mejorar. Es decir, la IA sola no es siempre suficiente; es la palanca más potente, pero funciona en combinación con otras tecnologías. Un ejemplo: puede que necesitemos generar un chat para que los usuarios vuelquen sus necesidades y la IA lo pueda procesar.

Aplicada al ciclo de compras, la IA puede funcionar como acelerador en sus distintas fases:

• Estrategia: ayudar en la planificación estratégica proyectando tendencias de compra, generando planificaciones futuras y aportando mucha información que permite tomar mejores decisiones.
• Ciclo del proveedor: facilitar la comparación entre proveedores, realizar análisis de riesgos, evaluar su desempeño y optimizar la comunicación para una gestión más eficiente.
• Compra estratégica: automatizar la generación y comparación de licitaciones, identificar cláusulas de riesgo y gestionar contratos de manera integral, desde su creación hasta su monitoreo.
• Compra operativa: gestionar de forma eficiente la creación de órdenes de compra, incluyendo la identificación de necesidades de inventario, la planificación de rutas y el cumplimiento de pedidos.
• Facturación: automatizar el proceso de facturación, incluyendo el matching de facturas, la guía a proveedores en el proceso, la extracción de datos y la detección proactiva de posibles fraudes.
• Análisis del dato: la IA permite transformar grandes volúmenes de datos en información valiosa, facilitando decisiones estratégicas basadas en insights precisos y accionables.

Un ejemplo de todo esto es nuestra solución para la validación de facturas financieras, que utiliza la IA para consolidar información de múltiples sistemas, identificar errores y proporcionar explicaciones claras sobre las discrepancias. Esto no solo reduce el tiempo de validación en un 80%, sino que también mejora la calidad del flujo de trabajo, permitiendo a su vez que los equipos de compras se concentren en actividades de mayor valor.

Cómo extraer valor de la IA en compras

¿Cómo se consigue todo esto? ¿Cómo lograr extraer el valor de IA en la función de compras para de verdad sacarle partido? Es importante seguir estos pasos:

1. Identificar los casos de uso. Seleccionar los casos de uso estratégicos que se alineen con las necesidades del negocio y definir las tecnologías específicas que se emplearán para abordarlos.
2. Establecimiento de objetivos claros. Definir metas específicas y medibles, como la mejora de la calidad del servicio, la optimización de los tiempos operativos o la automatización de tareas repetitivas, para asegurar un impacto tangible en la función de compras.
3. Evaluación de viabilidad técnica y financiera. Realizar un análisis exhaustivo de la viabilidad tanto técnica como económica para garantizar que las soluciones propuestas sean prácticas y sostenibles a largo plazo.
4. Implementación de soluciones. Priorizar los casos de uso identificados y proceder con la implementación de la solución más relevante, asegurando una integración efectiva en los procesos existentes.
5. Medición de resultados. Evaluar el desempeño de la solución implementada mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) para verificar si los objetivos planteados se están alcanzando y generar oportunidades de mejora continua.

Este enfoque garantiza una implementación exitosa y sostenible en la función de compras, maximizando su valor para la organización.