El acceso a repuestos justo en el momento en el que los necesitamos es una de las claves para el buen funcionamiento de cualquier empresa. En el ámbito de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO), la compra de repuestos es un proceso fundamental para asegurar la continuidad de las operaciones y lograr cumplir los objetivos de organización, especialmente en un entorno en el que los consumos son inestables y la planificación no siempre sencilla.
Los errores en este proceso pueden significar tener que parar máquinas de forma inesperada, un alto coste de adquisición de repuestos y altos niveles de inventario en partes no críticas, entre otros problemas. ¿Cómo asegurarnos de que siempre podremos dar respuesta a nuestras necesidades de repuestos sin caer en una compra y almacenaje innecesarios? El enfoque de planificación MRO de SAP Integrated Business Planning (SAP IBP) permite esa alineación: la de los inventarios, la inversión en capital de trabajo y la demanda real de piezas.
SAP IBP se alimenta de una serie de entradas que vienen desde el ERP: toda la información y datos a partir de los cuales se tomarán las decisiones acerca de las necesidades de compra de repuestos. Se trata del historial de consumo de piezas de recambio, el plan de mantenimiento, los proyectos que hay programados y datos maestros como el número de plantas. Todo este flujo de datos diversos llega a SAP IBP, que los convierte en proyecciones, alertas y un plan de repuestos lo más ajustado posible a la demanda real, obteniendo una visibilidad completa sobre todo el proceso. Además, la herramienta permite generar distintos escenarios y alertas, lo que ayudará a visualizar qué implicaría en términos de inversión en capital de trabajo, por ejemplo, la toma de ciertas decisiones y, por lo tanto, a dar cada paso con la menor incertidumbre posible.
A partir de las entradas que llegan desde el ERP (historial de las piezas de recambio, plan de mantenimiento, proyectos programados y datos maestros), SAP IBP permite una planificación en MRO más ajustada a la realidad y con mayor capacidad para dar respuesta a una demanda difícil de predecir en un entorno inestable como el actual. La planificación en MRO consta de cuatro etapas:
El primer paso tras haber reunido toda la información sobre historial, proyectos y datos maestros es planificar la demanda que tendremos de repuestos y recursos, unificando todas las entradas de datos. Así, a partir del historial, se podrá trabajar el mantenimiento correctivo con modelos estadísticos; y a partir de los planes de mantenimiento y de los proyectos, se podrá hacer la explosión de la necesidad de partes. Todo esto da como resultado un plan de demanda total de piezas de recambio.
La información generada en la primera etapa (las demanda de piezas de recambio, la dependiente del mantenimiento preventivo y la asociada a proyectos) sirve para optimizar el inventario, lo que ocurre en la segunda etapa: se trata de optimizar el stock de seguridad y los puntos de piezas de recambio. Aquí, IBP ayuda a través de nuevos modelos que permiten cubrir también los productos de bajo movimiento, uno de los grandes desafíos del MRO.
Las políticas de inventario y la información sobre la demanda permiten dar un paso más: planificar el suministro. IBP aporta una visibilidad total sobre la disponibilidad de las piezas, lo que ayudará a planificar cómo cubrir las distintas necesidades que sabemos que irán surgiendo y a adelantarse en el caso de que veamos que en determinada ubicación nos estamos quedando cortos.
El output final de todo este proceso es la valorización del plan de abastecimiento para repuesto. En un entorno en el que es imprescindible ser flexibles y adaptarse con rapidez a los distintos cambios, la solución de SAP permite generar distintos escenarios y calcular el valor del plan de compra y abastecimiento.
En todas estas etapas, además de esa información sobre las piezas de recambio en sí, existe otra visión con los datos sobre el consumo de recursos, es decir, qué mano de obra tenemos disponible y cuál será necesaria. Esto permite una mejor planificación y poder dar, en la etapa de valorización, con la información del coste total del plan de mantenimiento.
Para esa visibilidad total, SAP IBP tiene tanto una vista en Excel como una en SAP Fiori. En la primera, en una única pantalla, el planificador de mantenimiento puede visualizar, por pieza, los históricos de consumo, la proyección estadística o el costo asociado a esa proyección, tanto para el mantenimiento no planificado como para la demanda asociada a actividades de mantenimiento o a proyectos. El resultado final es una proyección total de consumo que permite planificar distintos recursos: trabajadores, horas, etc. y cuándo se necesitarán. El balance final da un plan de compra completo y ajustado que facilita a la empresa llevar a cabo la actividad o proyecto (o atender al mantenimiento no planificado) con éxito.
En cuanto a la vista Fiori, una de sus grandes ventajas es que soluciona la falta de visibilidad que muchas veces hace que se pasen por alto problemas de suministro cuando aún podríamos solucionarlos a tiempo. Además de esa generación de distintos escenarios tan necesaria para una correcta toma de decisiones informada, SAP IBP permite generar alertas. Gracias a ellas, no es necesario ir revisando cada elemento en busca de asuntos que necesiten nuestra intervención, sino que el propio sistema nos avisará y nos permitirá trabajar en base a alertas. Podemos establecer su severidad (a partir de cuántas piezas se genera alerta, por ejemplo, y cuándo esta pasa de ser moderada a ser grave) y sus condiciones. Al entrar en cada alerta, tendremos una visión completa de los detalles: cuántas piezas (u horas disponibles) hay, cuál es la proyección, en qué momento nos quedaremos cortos, etc.
SAP IBP es, en definitiva, una herramienta imprescindible para la planificación MRO. En un escenario inestable y de rápidos cambios, poderse adelantar a las necesidades de suministro, pero sin caer en un sobreinventario es fundamental para desarrollar la actividad empresarial sin turbulencias y alcanzar el éxito. En NTT DATA te ayudamos a implementar SAP IBP para la planificación MRO y empezar a usar tus recursos de modo más eficiente e inteligente.