Las nuevas tendencias en la gestión presupuestaria
Hoy en día la gestión presupuestaria es un proceso necesario para la administración eficiente de una organización y es una palanca imprescindible para definir estrategias y orientar la toma de decisión.
¿Qué es la gestión presupuestaria y para qué sirve?
Se definen los principios de gestión presupuestaria como las líneas maestras que deben regir la gestión económico-financiera y analítica con orientación a:
- La eficacia en la consecución de los objetivos fijados
- La eficiencia en la asignación y utilización de recursos
- El control de la gestión de los resultados
- La cooperación y coordinación entre las administraciones
Por ende, la gestión presupuestaria consiste en establecer mecanismos:
- de asignación de presupuesto a un conjunto de estructuras organizativas para la consecución de los objetivos de la compañía, basándose a una previsión de ingreso
- de seguimiento, control, evaluación de la ejecución y ajustes del presupuesto para maximizar la probabilidad de alcanzar unos resultados dinámicos que se adaptan a organizaciones en continua evolución
Diferencias entre la gestión presupuestaria en el sector Público y en el Privado
El modelo de gestión presupuestaria difiere entre el sector público y el sector privado.
En el sector público, el techo de gasto está relacionado directamente con la previsión de ingresos. Aunque existe la posibilidad de incurrir en un déficit estructural (cuyas cantidades máximas están reguladas tanto a nivel estatal como a nivel territorial) los organismos públicos están sujetos a principio de estabilidad presupuestaria.
En el caso del sector privado, la gestión presupuestaria se entiende como un plan de acción establecido para alcanzar una meta o un conjunto de metas. Se suelen excluir del control presupuestario ciertos costes que pueden afectar significativamente a las operaciones de una empresa. Por ejemplo, los mantenimientos de maquinarias e instalaciones se pueden estimar pero no planificar.
Los modelos de Presupuestación más habituales
El seguimiento, control y evaluación del presupuesto no cambia fundamentalmente en función de la organización ni de la tecnología empleada, sin embargo, existen diversas estrategias de planificación, cada una con sus ventajas e inconvenientes:
- Una presupuestación top-down consiste en un presupuesto Establecido. En ella no participan el último nivel de gestión del presupuesto.
- Una presupuestación bottom-up también se denomina presupuestación participativa. Todos los gestores de presupuesto participan.
- La presupuestación incremental consiste en partir del presupuesto del año anterior y añadir (o restar) cantidades para cubrir la inflación y otros cargos conocidos.
- La presupuestación Zero-based es una alternativa a la presupuestación incremental. Empieza asumiendo que todos los departamentos tienen presupuesto nulo y se elabora desde cero a cada periodo fiscal. Adicionalmente, todos los costes deben justificarse con los beneficios esperados.
- Un presupuesto evolutivo es actualizado de manera continua añadiendo un nuevo periodo contable cuando se Cierra el anterior.
- El presupuesto basado en actividades consiste en registro y el análisis de actividades claves del negocio y sus costes asociados.
- La presupuestación basada en resultados consiste en asignar recursos económicos a objetivos cuyos resultados son analizados mediante indicadores objetivos con el fin de optimizar la relación esfuerzo-resultado.
En la siguiente tabla se hace un análisis de ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos:
Estas estrategias no son excluyentes sino complementarias. Puede aplicar más de una en función del tipo de presupuesto y del ámbito presupuestario.
¿Qué modelo o estrategia de presupuestación elegir?
Las últimas tendencias del mercado indican que las organizaciones se orientan hacia estrategias de Zero-based budgeting o de presupuesto basado en resultados que cuentan entre sus principales ventajas:
- favorecer la alineación del presupuesto con la estrategia de la compañía,
- permitir un alto grado de adaptabilidad a cambios
- contribuir a la eliminación de los costes superfluos y recurrentes
No obstante, el nivel de exhaustividad en el seguimiento y control del presupuesto no sólo depende de la estrategia de presupuestación, sino también de la complejidad del modelo y del tamaño de los equipos involucrados.
En otros términos, el éxito del modelo depende del equilibrio entre grado de control y esfuerzo empleado. La búsqueda de esta eficiencia lleva a las organizaciones a implementar modelos híbridos que combinan distintas estrategias de presupuestación, así como a ayudarse de modelos predictivos (machine learning, inteligencia artificial, etc).
En próximos artículos profundizaremos en las estrategias para abordar los distintos modelos de presupuestación.
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Referencias
https://www.sigmaconso.com/en/blog/what-are-the-steps-in-the-budgeting-process
https://blog.spendesk.com/en/budgeting-process
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/finance/budgeting/
https://getdivvy.com/learn/business-budgeting-methods/
https://blog.trginternational.com/what-are-the-most-common-approaches-to-budgeting
https://freebalance.com/en/blog/pfm/what-is-performance-budgeting/
Boletín oficial del estado BOE-112_Control_del_Gasto_de_la_Administracion_del_Estado.pdf
Autor: Marc Labrude
Consultor SAP experto en gestión presupuestaria en España desde hace más de 15 años. Ha participado en proyectos de migración, rollouts y mantenimiento tanto del sector público como privado de ámbito nacional e internacional.
