El camino hacia la transformación: Explorar la transición a SAP S/4HANA
SAP S/4HANA es un software basado en la nube que abre las puertas a un panorama transformador. Con él, las empresas pueden alcanzar sus objetivos empresariales mediante una base de soluciones inteligentes y perfectamente integradas. Contribuye a la planificación de los recursos empresariales y a mejorar la flexibilidad y eficiencia de la organización por igual.
SAP S/4HANA: The Road to Transformation es el nuevo informe de NTT DATA en el que se estudia cómo adoptar esta solución ágil, flexible y escalable. El proceso se divide en tres fases: preparación, adopción y postadopción, y análisis de cómo la solución sigue evolucionando después de su implementación.
Trazar la hoja de ruta
La transición a un núcleo empresarial digital es una tarea compleja que debe llevarse a cabo con la orientación adecuada. Sin perder de vista el objetivo de lograr una implementación eficaz, el camino se puede simplificar con guías intuitivas y siguiendo las prácticas recomendadas y los consejos de los expertos. El proceso de descubrimiento de NTT DATA empieza con un examen de las circunstancias específicas de la organización, para después pasar a buscar una solución ERP apta para la nube.
Una visión completa de la situación actual
En las primeras etapas, se recopilan los objetivos y prioridades de la organización para determinar cómo proceder. El descubrimiento empieza con un análisis intensivo del modelo de negocio actual, incluidos los proyectos que ya están en marcha, para entender el ciclo de vida de la solución existente y el potencial valor añadido de SAP Maintenance. De este modo, es posible identificar las áreas que requieren especial atención en el proceso de transformación.
Diagnóstico
En esta fase se examina el impacto de la transformación en las aplicaciones actuales y en la toma de decisiones a corto y largo plazo, una vez que se han considerado las dependencias dentro del panorama ERP. En este punto, ya se pueden determinar las actividades preliminares de implementación y dónde es probable que comience el proceso de transformación.
Opciones y alternativas
Todas las partes interesadas participan en esta evaluación en profundidad de las dependencias y se ponen de acuerdo en las medidas que deben tomarse a corto y medio plazo. La adopción global de ERP es un proceso evolutivo, y este es el momento en el que puede empezar a trazarse esa evolución.
Justificación económica
El coste total de propiedad de la solución puede definirse en función de cada una de las opciones que aquí se presentan. Además, se proporcionan recomendaciones para las que se pueden adoptar enfoques alternativos.
Decisión
Llegados a este punto, la alta dirección de la organización debe utilizar los datos recopilados durante el proceso para evaluar las prioridades y los requisitos estratégicos de la empresa, y tomar una decisión firme para seguir adelante con la transformación. Esta fase se conoce como Decision Gate.
La hoja de ruta
Tras obtener el visto bueno, NTT DATA empieza a elaborar una hoja de ruta completa para el cambio que incluye medidas organizativas, culturales y empresariales, así como modificaciones tecnológicas. Este paso sirve de base para tomar futuras decisiones clave y determinar los requisitos de gobernanza durante la vida útil del proyecto.
Transición
El proceso de transición es clave para que pasar de la estructura actual a la configuración futura sea un procedimiento fluido y sin riesgos. Las iniciativas de cambio profundo de este tipo, especialmente aquellas que afectan al núcleo empresarial, corren el riesgo de fracasar si caen en la trampa de centrarse únicamente en los aspectos tecnológicos.
La transformación a SAP S/4HANA inicialmente implica una decisión crucial para los CIO, quienes deben determinar si es necesario establecer una instancia completamente nueva (Greenfield) o adaptar las inversiones existentes (Brownfield o Bluefield). El enfoque Greenfield, aunque permite aprovechar todos los últimos avances tecnológicos, también requiere una gran inversión en términos de tiempo y recursos.
Ante la perspectiva de cancelar inversiones importantes, muchas empresas optan por un enfoque pragmático, híbrido o combinado. Este supone una conversión del sistema con una transición de datos selectiva, para que las organizaciones encuentren un equilibrio. Sin embargo, se trata de un procedimiento complejo en el que los líderes empresariales y de TI deben tener especial consideración.
En términos de implementación técnica, NTT DATA emplea un conjunto de herramientas y metodologías de SAP Activate Plus. Esto abarca la gobernanza del proyecto, las capas de gestión de cambios y un enfoque integral para redefinir, optimizar e implementar las soluciones SAP en la nube. Hay ocho capas que engloban las acciones prácticas que se deben realizar para implementar este cambio técnico, administrar los riesgos, la adquisición y la integración, adaptarse a los límites acordados del proyecto y ofrecer soluciones funcionales.
La perspectiva humana
NTT DATA sabe que el cambio es un concepto fundamentalmente humano, por lo que aborda cualquier transformación en tres niveles específicos: el técnico y funcional ya mencionado, el humano y organizacional y, por último, el de gobernanza y revisión activa. El nivel humano y organizacional implica combinar un flujo de procesos de cambio lógico, con rondas de feedback y actividades de movilización.
Un plan flexible se adapta a estas actualizaciones en función de la evolución de las circunstancias y contribuye a demostrar las razones y los beneficios de la transformación a cualquier persona de la organización que pueda estar resistiéndose al cambio. Por lo tanto, hay cuatro fases clave:
• Entendimiento. Se obtiene el visto bueno de las partes interesadas.
• Planificación. Se revisa el plan si es necesario para asegurarse de que se ajusta al objetivo y es realista.
• Entrega. El proceso se implementa según lo planeado. La alta dirección de la organización se encarga de dirigirlo.
• Incorporación. Continuamente se supervisan los procesos posteriores a la transformación para comprobar que la nueva plataforma goza de aceptación.
La gobernanza es fundamental para el éxito de cualquier proyecto de transformación, ya que las partes interesadas y, en particular, la alta dirección participan activamente en todos los puntos. De acuerdo con el proceso de PMBOK del Project Management Institute, las nueve áreas funcionales principales son: integración, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos, comunicación, riesgo y aprovisionamiento. Y todas ellas se revisan minuciosa y constantemente para detectar rápidamente cualquier problema y tomar medidas. Realizar un gran cambio es imposible sin un liderazgo fuerte que fije un propósito claro y, al mismo tiempo, dé cabida a la flexibilidad durante la ejecución.
La fase de consolidación
El objetivo de cambiar a SAP S/4HANA es ayudar a las empresas a ser más rápidas y ágiles y a que tengan una mayor capacidad de respuesta, lo que, en consecuencia, las convierte en organizaciones más competitivas. La fase final de la transformación implica establecer procesos para consolidar los cambios que se han llevado a cabo. Esto significa encontrar metodologías de trabajo equilibradas y coherentes en la nueva estructura, sin dejar de ser lo suficientemente ágiles como para implementar mejoras de forma continua.
El informe se puede descargar aquí. En la próxima publicación del blog examinaremos la experiencia y los conocimientos de NTT DATA en el ecosistema SAP, como partners Platinum y Global Service.
